Microsoft Office365 Blog

• Eigene Teamwebsite

• Eigene OneDrive Dateienablage

• Eigenes Postfach

• Eigenes OneNote Notizbuch

• Eigenen Kalender

• Eigene SharePoint Team-Website

• Eigenen Plan im Planner

Vorteile von Office 365 Gruppen

Zusammenarbeit per Mail

Office 365 Gruppen verfügen über einen eigenen Unterhaltungsbereich. Diesen bildet ein eigenes E-Mail-Postfach. Eine Office 365 Gruppe bekommt also eine eigene E-Mail-Adresse zugewiesen, wodurch die Gruppe auch von außerhalb erreichbar gemacht werden kann. Gruppen sind deshalb gut dafür geeignet Informationen zu einer Gruppe von Benutzern zu übertragen.

Zusammenarbeit über Dokumente

Jede Office 365 Gruppe verfügt über einen eigenen OneDrive Speicher. Hier können Dokumente, die ein Team oder ein bestimmtes Thema betreffen abgelegt werden und können somit leicht wiedergefunden werden. Somit muss auch nicht in öffentlichen Ordnern nach Dateien gesucht werden. Die Dokumentenablage einer Gruppe ist Outlook sowie auf der Teamwebseite sichtbar

Freigegebener Kalender

Jede Office 365 Gruppe verfügt über einen eigenen Teamkalender. Dieser ist insbesondere dafür geeignet Team- oder Abteilungsmeetings einzutragen. Außerdem können Nutzer einen Teamkalender zu Ihren Favoriten hinzufügen und können sich diesen damit neben ihren eigenen Kalender anzeigen lassen. Somit bietet der Teamkalender eine perfekte Möglichkeit um beispielsweise einen Zeitplan zu hosten.

Vereinfachte Berechtigung

Wenn Sie Benutzer einer Gruppe zuweisen, erhalten diese sofort die Berechtigungen, die sie benötigen. Folgende Rechte können Sie Mitgliedern vergeben.

• Besitzer

• Mitglieder

Besitzer besitzen in der Gruppe alle Rechte, einschließlich der Möglichkeit, Gruppen-Verwaltungsaufgaben durchzuführen. Mitglieder können auch Inhalte erstellen und Dateien wie Besitzer bearbeiten, aber sie können Inhalte, die sie nicht erstellt haben, nicht löschen. Wenn Ihnen das Berechtigungsmodell für die öffentlichen Ordner zu umfangreich erscheint und Sie eine einfache und schnelle Lösung suchen, sind Office 365-Gruppen die beste Wahl.

Mobile und Internetpräsenz

Dank der Outlook-Apps und er mobilen Ansicht der Teamwebsite können Sie Office 365 Gruppen nicht nur am PC sondern auch auf Ihren mobilen Geräten nutzen und sind damit maximal flexibel. Auch an Dokumenten können Sie, dank der mobilen Microsoft Apps zusammenarbeiten

Nachteile von Office 365 Gruppen

Ordnerhierarchie

Tiefverwurzelte Organisation ist mit Office 365 Gruppen nicht möglich, da sie nur über eine flache Struktur verfügen. Alle E-Mails befinden sich im Bereich Unterhaltung und es können keine Unterordner erstellt werden. Alle Dokumente werden in der Registerkarte Dokumente abgelegt. Für diesen Fall empfehlen sich öffentliche Exchange-Ordner.

Granulare Berechtigungsrollen

Für Mitglieder von Office 365 Gruppen gibt es nur 2 Berechtigungsrollen: Besitzer und Mitglied. Eine feinere Granulierung, sowie das Erstellen von Berechtigungsstufen ist leider nicht möglich.

Neue Gruppe anlegen

• Öffnen Sie Outlook.

• Wählen Sie in der linken Leiste Gruppen mit einem Rechtklick und bestätigen Sie anschließend den „Gruppe erstellen“-Button.

• Geben Sie einen Namen für Ihre Gruppe ein.

• Im Feld Datenschutz können Sie wählen, ob der Inhalt der Gruppe für jeden sichtbar sein darf, oder nur für Mitglieder der Gruppe.

• Setzen Sie den Haken, falls Sie möchten, dass Gruppenmitglieder auch E-Mails in Ihrem privaten Posteingang bekommen, wenn eine Mail von der Gruppe empfangen wird.

• Anschließend können Sie über im Reiter Start (bei gewählter Gruppe) unter Mitglieder hinzufügen andere Personen der Gruppe hinzufügen.

Office 365 Gruppen erleichtern das arbeiten in Teams um ein deutliches Maß. Termine können somit leicht mit Kollegen organisiert werden und auch das teilen von Dokumenten innerhalb einer Gruppe sorgt für eine deutlichere bessere Organisation innerhalb des Teams.

Option 1: Schnelles Archivieren mit nur einem Klick

Das schnelle Archivieren hat den Vorteil, dass Ihre Mails auch genauso schnell wiederhergestellt werden, da diese nur in einem Unterordner abgelegt werden. Allerdings wird hierdurch nicht ihr Postfach entlastet. Den Button, um eine E-Mail zu archivieren finden Sie auf der Registerkarte „Start“, in der Gruppe „Löschen“. Falls Sie noch keinen Archivordner angelegt haben, werden Sie aufgefordert dies zu tun. Klicken Sie dazu einfach auf „Archivordner erstellen“.

Options 2: Eine Archivdatei anlegen

Um ihr Postfach zu entlasten und damit auch Outlook zu beschleunigen, haben sie auch die Möglichkeit eine Archivdatei anzulegen. Der Export einer PST-Datei (PST = Personal Store) bietet zusätzlich den Vorteil, dass diese auch als Backup oder zur Wiederherstellung auf anderen Geräten verwendet werden kann. Zum Anlegen einer PST-Datei, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Wählen Sie den Reiter „Start“
• Klicken Sie nun in der linken Leiste auf „Öffnen und Exportieren“
• Anschließend wählen Sie den Button „Importieren Exportieren“

Im sich darauf öffnenden Fenster ist der Listeneintrag „In Datei exportieren“ zu wählen.

Klicken sie im nächsten Schritt auf „Outlook Datendatei(.pst)“ und wählen Sie nach einem Klick auf „Weiter“, die zu sichernden Elemente. Hier können Sie beispielsweise den gesamten Posteingang sichern oder nur bestimmte Unterordner.

Anschließend können Sie einen Dateinamen wählen und ein optionales Kennwort vergeben.

Eine PST-Datei zurück in Outlook importieren

Sollten sie Ihr Backup wiederherstellen wollen können Sie dies folgendermaßen machen:

• Wählen Sie den Reiter „Start“
• Klicken Sie nun in der linken Leiste auf „Öffnen und Exportieren“
• Anschließend wählen Sie den Button „Importieren Exportieren“

Es öffnet sich erneut ein Fenster. Wählen Sie hier „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“.

In der darauffolgenden Listenansicht klicken Sie auf „Outlook-Datendatei(.pst)“. Wählen Sie hier den Dateipfad zu der vorher generierten Datei. Zusätzlich können Sie nun zwischen 3 Optionen wählen:

• Duplikate durch importierte Elemente ersetzen: Die voreingestellte Auswahl bewirkt, dass die in der Regel neueren Datensätze in Ihrem Zielordner eventuell durch die älteren Informationen der PST-Datei überschrieben werden.
• Erstellen von Duplikaten zulassen: Dadurch können Datensätze nach dem Import doppelt erscheinen. Hier kann anschließend aussortiert werden.
• Keine Duplikate importieren: Durch diese Funktion bleiben die bestehenden Daten im Zielordner erhalten. Wenn Sie sich sicher sind, dass die Daten im Zielordner die richtigen sind ist dies die bessere Wahl.

Mit einem Klick auf „Fertigstellen“ kann der Import der Daten beginnen. Je nach Größe der PST-Datei kann es eine Weile dauern bis alle Datensätze importiert wurden.

Microsoft Support und Wiederherstellungs-Assistent für Office 365

Diese kleine aber mächtige Tool hilft Ihnen nicht nur bei Problemen mit Outlook, sondern kann unter anderem auch Probleme in

• Office Setup (Installation wird nicht fertiggestellt)
• Outlook
• Outlook auf mobilen Geräten
• Dynamics 365
• OneDrive for Business

finden, beheben oder Ihnen bei der Reparatur helfen.

Download und Installation

Das Programm kann hier heruntergeladen werden. Die Installation gelingt, dank der ClickOnce Technologie spielend leicht. Auf „Installieren“ klicken und anschließende den Lizenzvereinbarungen zustimmen.

Beispiel: Fehlerbehebung in OneDrive

Wählen Sie die Office 365 Komponente mit der Sie Probleme haben. In diesem Falle „OneDrive For Business“ und anschließend klicken Sie auf „Weiter“.

Der Assistent führt Sie nun durch mehrere Schritte um Ihre Probleme zu analysieren. In diesem Fall gibt es Probleme mit der Synchronisation einer Datei.

Im nächsten Schritt erfolgt ein Login mit Ihren Office 365 Daten.

Nun sucht das Tool nach Problemen. Im Anschluss listet es gefundene Probleme auf, kann diese selbst beheben oder hilft Ihnen hierbei.

Fazit

Durch seine zahlreichen Tests, welche das Support Tool implementiert hat, können die häufigsten Fehler und Probleme im Bereich Office 365 schnell und ohne großen Aufwand auch durch Endanwender behoben werden. Dieses Tool ist somit die erste Anlaufstelle. Sollte allerdings das Problem weiterhin auftreten oder nicht behoben werden können, muss der Support kontaktiert werden.