Outlook 2016 Archiv erstellen
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Ein geordnetes Postfach hilft Ihnen nicht nur dabei effizienter zu arbeiten, sondern entlastet auch Outlook selbst. Die Archivierung generell sorgt dafür, dass nicht mehr benötigte Mails aus dem Posteingang entfernt werden, aber diese wiederhergestellt werden können, falls erneut benötigt. Es gibt zwei Möglichkeiten E-Mails zu archivieren:
Option 1: Schnelles Archivieren mit nur einem Klick
Das schnelle Archivieren hat den Vorteil, dass Ihre Mails auch genauso schnell wiederhergestellt werden, da diese nur in einem Unterordner abgelegt werden. Allerdings wird hierdurch nicht ihr Postfach entlastet. Den Button, um eine E-Mail zu archivieren finden Sie auf der Registerkarte „Start“, in der Gruppe „Löschen“. Falls Sie noch keinen Archivordner angelegt haben, werden Sie aufgefordert dies zu tun. Klicken Sie dazu einfach auf „Archivordner erstellen“.
Options 2: Eine Archivdatei anlegen
Um ihr Postfach zu entlasten und damit auch Outlook zu beschleunigen, haben sie auch die Möglichkeit eine Archivdatei anzulegen. Der Export einer PST-Datei (PST = Personal Store) bietet zusätzlich den Vorteil, dass diese auch als Backup oder zur Wiederherstellung auf anderen Geräten verwendet werden kann. Zum Anlegen einer PST-Datei, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie den Reiter „Start“
- Klicken Sie nun in der linken Leiste auf „Öffnen und Exportieren“
- Anschließend wählen Sie den Button „Importieren Exportieren“
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Im sich darauf öffnenden Fenster ist der Listeneintrag „In Datei exportieren“ zu wählen.
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Klicken sie im nächsten Schritt auf „Outlook Datendatei(.pst)“ und wählen Sie nach einem Klick auf „Weiter“, die zu sichernden Elemente. Hier können Sie beispielsweise den gesamten Posteingang sichern oder nur bestimmte Unterordner.
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Anschließend können Sie einen Dateinamen wählen und ein optionales Kennwort vergeben.
Eine PST-Datei zurück in Outlook importieren
Sollten sie Ihr Backup wiederherstellen wollen können Sie dies folgendermaßen machen:
- Wählen Sie den Reiter „Start“
- Klicken Sie nun in der linken Leiste auf „Öffnen und Exportieren“
- Anschließend wählen Sie den Button „Importieren Exportieren“
Es öffnet sich erneut ein Fenster. Wählen Sie hier „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“.
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In der darauffolgenden Listenansicht klicken Sie auf „Outlook-Datendatei(.pst)“. Wählen Sie hier den Dateipfad zu der vorher generierten Datei. Zusätzlich können Sie nun zwischen 3 Optionen wählen:
- Duplikate durch importierte Elemente ersetzen: Die voreingestellte Auswahl bewirkt, dass die in der Regel neueren Datensätze in Ihrem Zielordner eventuell durch die älteren Informationen der PST-Datei überschrieben werden.
- Erstellen von Duplikaten zulassen: Dadurch können Datensätze nach dem Import doppelt erscheinen. Hier kann anschließend aussortiert werden.
- Keine Duplikate importieren: Durch diese Funktion bleiben die bestehenden Daten im Zielordner erhalten. Wenn Sie sich sicher sind, dass die Daten im Zielordner die richtigen sind ist dies die bessere Wahl.
Mit einem Klick auf „Fertigstellen“ kann der Import der Daten beginnen. Je nach Größe der PST-Datei kann es eine Weile dauern bis alle Datensätze importiert wurden.
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