Microsoft Office 365 Gruppen

• Eigene Teamwebsite

• Eigene OneDrive Dateienablage

• Eigenes Postfach

• Eigenes OneNote Notizbuch

• Eigenen Kalender

• Eigene SharePoint Team-Website

• Eigenen Plan im Planner

Vorteile von Office 365 Gruppen

Zusammenarbeit per Mail

Office 365 Gruppen verfügen über einen eigenen Unterhaltungsbereich. Diesen bildet ein eigenes E-Mail-Postfach. Eine Office 365 Gruppe bekommt also eine eigene E-Mail-Adresse zugewiesen, wodurch die Gruppe auch von außerhalb erreichbar gemacht werden kann. Gruppen sind deshalb gut dafür geeignet Informationen zu einer Gruppe von Benutzern zu übertragen.

Zusammenarbeit über Dokumente

Jede Office 365 Gruppe verfügt über einen eigenen OneDrive Speicher. Hier können Dokumente, die ein Team oder ein bestimmtes Thema betreffen abgelegt werden und können somit leicht wiedergefunden werden. Somit muss auch nicht in öffentlichen Ordnern nach Dateien gesucht werden. Die Dokumentenablage einer Gruppe ist Outlook sowie auf der Teamwebseite sichtbar

Freigegebener Kalender

Jede Office 365 Gruppe verfügt über einen eigenen Teamkalender. Dieser ist insbesondere dafür geeignet Team- oder Abteilungsmeetings einzutragen. Außerdem können Nutzer einen Teamkalender zu Ihren Favoriten hinzufügen und können sich diesen damit neben ihren eigenen Kalender anzeigen lassen. Somit bietet der Teamkalender eine perfekte Möglichkeit um beispielsweise einen Zeitplan zu hosten.

Vereinfachte Berechtigung

Wenn Sie Benutzer einer Gruppe zuweisen, erhalten diese sofort die Berechtigungen, die sie benötigen. Folgende Rechte können Sie Mitgliedern vergeben.

• Besitzer

• Mitglieder

Besitzer besitzen in der Gruppe alle Rechte, einschließlich der Möglichkeit, Gruppen-Verwaltungsaufgaben durchzuführen. Mitglieder können auch Inhalte erstellen und Dateien wie Besitzer bearbeiten, aber sie können Inhalte, die sie nicht erstellt haben, nicht löschen. Wenn Ihnen das Berechtigungsmodell für die öffentlichen Ordner zu umfangreich erscheint und Sie eine einfache und schnelle Lösung suchen, sind Office 365-Gruppen die beste Wahl.

Mobile und Internetpräsenz

Dank der Outlook-Apps und er mobilen Ansicht der Teamwebsite können Sie Office 365 Gruppen nicht nur am PC sondern auch auf Ihren mobilen Geräten nutzen und sind damit maximal flexibel. Auch an Dokumenten können Sie, dank der mobilen Microsoft Apps zusammenarbeiten

Nachteile von Office 365 Gruppen

Ordnerhierarchie

Tiefverwurzelte Organisation ist mit Office 365 Gruppen nicht möglich, da sie nur über eine flache Struktur verfügen. Alle E-Mails befinden sich im Bereich Unterhaltung und es können keine Unterordner erstellt werden. Alle Dokumente werden in der Registerkarte Dokumente abgelegt. Für diesen Fall empfehlen sich öffentliche Exchange-Ordner.

Granulare Berechtigungsrollen

Für Mitglieder von Office 365 Gruppen gibt es nur 2 Berechtigungsrollen: Besitzer und Mitglied. Eine feinere Granulierung, sowie das Erstellen von Berechtigungsstufen ist leider nicht möglich.

Neue Gruppe anlegen

• Öffnen Sie Outlook.

• Wählen Sie in der linken Leiste Gruppen mit einem Rechtklick und bestätigen Sie anschließend den „Gruppe erstellen“-Button.

• Geben Sie einen Namen für Ihre Gruppe ein.

• Im Feld Datenschutz können Sie wählen, ob der Inhalt der Gruppe für jeden sichtbar sein darf, oder nur für Mitglieder der Gruppe.

• Setzen Sie den Haken, falls Sie möchten, dass Gruppenmitglieder auch E-Mails in Ihrem privaten Posteingang bekommen, wenn eine Mail von der Gruppe empfangen wird.

• Anschließend können Sie über im Reiter Start (bei gewählter Gruppe) unter Mitglieder hinzufügen andere Personen der Gruppe hinzufügen.

Office 365 Gruppen erleichtern das arbeiten in Teams um ein deutliches Maß. Termine können somit leicht mit Kollegen organisiert werden und auch das teilen von Dokumenten innerhalb einer Gruppe sorgt für eine deutlichere bessere Organisation innerhalb des Teams.