Erweiterung des Limited Users

Mit dem Erscheinen der Version 2016 von Microsoft Dynamics NAV, wurden die Möglichkeiten des Limited- User erweitert.

Der „Limited User“ hat in Microsoft Dynamics NAV begrenzten Zugriff auf die ERP Lösung und kann zwar auf alle Daten im ERP- System Zugreifen und sie lesen, aber diese nur begrenzt bearbeiten.

So kann dieser nur auf 3 vom von Ihnen bestimmte Tabellen arbeiten, wobei die Hauptbucheinträge, die Berechtigungen oder die Zugangskontrollen davon ausgenommen sind.

Der Limited User ist eine kostengünstige Alternative für Mitarbeiter, die keinen Vollzugriff auf das System benötigen und nur ab und zu damit arbeiten, wodurch sich diese Mitarbeiter einfach in die relevanten Geschäftsprozesse einbringen kann.

So benötigt beispielsweise ein Mitarbeiter im Vertriebsaußendienst lediglich Rechte zur Erstellung von Angeboten vor Ort und Zugriff auf die Tabelle mit den Kunden um dort neue Kunden anzulegen. Oder ihr Lagerarbeiter benötigt nur Zugriff auf Dynamics NAV um Wareneingänge per mobilen Scanner zu erfassen und eine laufende Bestandsüberwachung zu gewährleisten

Microsoft hat mit NAV 2016 nun seine Ausnahmen zu ihren Vorteil um folgende Tabellen erweitert:

Diese Tabelle finden sie auch in ihrem Licensing Guid: "Appendix a: Limited User Included Tables".

Ihre Vorteile liegen nun darin, dass sie Ihre Mitarbeiter mit Limited- User Account besser und effizienter in ihre Projekte mit einbinden können. Dadurch können sie Ihre Produktivität steigern und gleichzeitig die ERP Kosten senken.

Aber nicht nur Verwender von Microsoft Dynamics NAV 2016 profitieren davon, da diese Liste nicht Versionsabhängig ist und dadurch auch für ältere Versionen gilt.

So können sie auch mit den Microsoft Dynamics NAV Versionen 2013 und 2015 von diesen Erweiterungen profitieren.

Rufen sie uns, bei Fragen zu diesem Thema, doch direkt an.

Seit der Einführung von Dynamics NAV 2016 ist sie verfügbar. Die Rede ist von der neuen Dynamics NAV Universal App. Hinter der Bezeichnung verbirgt sich der neue Tablet und Smartphone Client von Dynamics NAV 2016. Mit ihr ist es möglich Dynamics NAV auf Ihren mobilen Endgeräten zu Nutzen. Dabei spielt es keine Rolle ob es sich um ein Windows, Android oder iOS Gerät handelt. Somit können Sie Dynamics NAV 2016 direkt auf ihrem iPad, iPhone oder auch Surface nutzen. Der Fokus wurde hier auf die Optimierung der Anzeige auf den verschiedensten Geräten, sowie die Gestensteuerung gelegt.

Auch der Dynamics NAV 2016 Web Client hat run 60 kleinere Verbesserungen erhalten. Hier wurden viele bereits aus dem Windows Client bekannte Funktionen nachgezogen. Der Schwerpunkt lag hier auf der Produktivität und der erleichterten Bedienung. So lässt sich Dynamics NAV 2016 beispielsweise durch das Fixieren von Spalten in Tabellen, das Ein- und Ausklappen von Tabs und den schnellen Wechsel zwischen verschiedenen Mandanten auch im Web Client wesentlich leichter bedienen. Auch Suchvorgänge in Dynamics NAV 2016 gestalten sich einfacher, da spaltenübergreifend gesucht werden kann und passende Suchergebnisse bereits während der Eingabe angezeigt werden. Weiterhin ist es den Nutzer auch im Web Client möglich, Einstellungen wie Sprache, Unternehmen, Region oder Zeitzone eigenständig vorzunehmen.

Mit "Project Madeira" hat Microsoft seinen neuesten Clou im Business Management Bereich vorgestellt. Die ERP - Lösung läuft auf Microsoft Azure und agiert mit Office 365. Zielgruppe sind kleine und mittelständische Unternehmen bis zu 100 Mitarbeitern. Hierbei liegt das Hauptaugenmerk auf der Abwicklung von Geschäftsprozessen, was durch einfache Bedienbarkeit locker von der Hand geht.

"Project Madeira" basiert zwar auf Microsofts ERP - System "Microsoft Dynamics NAV" nutzt allerdings ausschließlich dessen Basisfunktionalitäten, was sich auf der einen Seite in einer hohen Einstiegsfreundlichkeit bemerkbar macht aber sich auf der anderen Seite in geringerer Funktionalität niederschlägt. Somit richtet es sich in erster Linie an Unternehmen die bereits größeren Herausforderungen in der Verwaltung gegenüberstehen, allerdings noch nicht in ein kostenintensives ERP - System einsteigen möchten.

Den Anwender von "Project Madeira" werden viele Funktionalitäten geboten, doch aufgrund des verkleinerten Funktionsumfangs muss auch auf einiges verzichtet werden. Angebote, Aufträge und Rechnungen können beispielsweise problemlos erstellt werden, es besteht allerdings ausschließlich die Möglichkeit Artikel anzubieten. Anpassungen sind mit Hilfe von Erweiterungen, sogenannten "Extensions", möglich. Hiervon stehen in der verfügbaren Preview schon einige zur Auswahl. Es ist davon auszugehen, dass in Zukunft von Partnern ("Independent Software Vendors") weitere Extensions entwickelt werden.

Was die Unterstützung des Anwenders während der Nutzung angeht ist "Project Madeira" Microsoft Dynamics NAV sogar einen Schritt voraus. So verfügt es über eine neue Onlinehilfe, Tooltipps mit Informationen zu Tabellenfeldern und Aktionen, ein Rollencenter für das CRM - Modul innerhalb Microsoft Dynamics NAV und bereits fertige Berechtigungsgruppen. Auch für das Auge bietet sich einiges. Die angelegten Artikel können mit großen Bildern angezeigt werden.

Praktisch ist auch die Verschmelzung mit Outlook bzw. Outlook Web App (OWA) dank Office 365, was die Anzeige anwenderspezifischer Daten ermöglicht. So kann direkt ein Angebot erstellt und per Mail aus dem ERP - System versendet werden.

Je nach gewünschten Funktionsumfang kann zwischen den Versionen "Basic", "Basic with Relationship Management" oder der kompletten "Suit" gewählt werden.

Mit "Project Madeira" macht Microsoft einen weiteren Schritt in Richtung NAV in der Cloud. Die offizielle Lösung erscheint im zweiten Halbjahr 2016 zuerst auf dem US - Markt. Bis dahin kann die Version mit Hilfe eines US - amerikanischen Office365 (Test-) Accounts ausprobiert werden.

Einer Ihrer Angestellten hat eine Rechnung, die sein Budget überschreitet und sie wollen nicht, dass er diese ohne Rücksprache absenden kann?

Die Lösung für diese Situation nennt sich "Workflow".

Mit dem neuen Microsoft Dynamics NAV 2016 ist es möglich noch effizienter die ERP- Lösung anzupassen.

Nun ist es möglich direkt in der Applikation Workflows zu generieren und diese nach eigenen Bedürfnissen zu gestalten. Bisher war es in den vorherigen Dynamics NAV Versionen nur begrenzt möglich diese Geschäftsprozesse Systemweit anzuwenden. Aber durch die neue Workflows Logik können diese nun generisch von ihnen gestaltet und vom Anwender ausgeführt werden.

Benutzer mit entsprechenden Rechten ist es jetzt möglich, eigene Freigabe- und Genehmigungsprozesse zu erstellen und dadurch individuell Reaktionen und Ergebnisse von Dynamics NAV zu bestimmen.

Beispiele hierfür wären einfache Benachrichtigungen, Aufforderungen für Genehmigungen oder das automatische initiieren von Prozessen.

Wird eine Benachrichtigung als Reaktion ausgewählt, werden beim Eintreten der festgelegten Bedingungen, in Form von ("Wenn" … "dann" …), vordefinierte Personen darüber Informiert, was ihre nächsten Arbeitsschritte sein sollen.

Mit der Freigabeaufforderung können sie Prozesse so lange blockieren, bis eine zuständige Person in ihrem Unternehmen den erforderlichen nächsten Arbeitsschritt, die Waren oder auch das Dokument freigibt.

Es können aber auch ebenso automatische Antwortprozesse definiert werden. Beim Eintreten bestimmter Ereignisse übernimmt Dynamics NAV automatisch das Einleiten von Folgeprozessen. Dadurch können Sie interne Geschäftsprozesse beschleunigen.

Mit Dynamics NAV 2016 werden bereits 24 vordefinierte Workflow- Templates mitgeliefert. Diese können zusätzlich angepasst werden und unsere Entwickler können ihnen selbstverständlich weiter Templates hinzufügen.

Rufen Sie uns doch gleich bei Fragen zu diesem Thema und weiteren Neuheiten in Dynamics NAV 2016 an.