MS Project Server, Project Online Blog

MS Project  bietet die Möglichkeit, Aufgaben die in Microsoft Outlook gespeichert wurden als Vorgänge/Aufgaben in Microsoft Project 2013 zu importieren.

Dies hilft beim Planen, weil man einige Aufgaben in Outlook als Grobplanung speichern kann und später in Microsoft Project importiert ANstatt einen Grobplan auf Papier zu schreiben.

HINWEISE

• Nur der Vorgangsname, Notizen und Dauer werden importiert.
• Wenn man Aufgaben aus Outlook importiert, wird keine Verbindung zwischen Outlook und Project verwaltet. Die Aufgaben werden nur in MS Project kopiert.

Für dieses Beispiel erstellen wir zuerst Aufgaben in Microsoft Outlook, bevor wir die Aufgaben aus Microsoft Outlook exportieren.

1. In Microsoft Outlook wählt man „Aufgaben“ aus, um einige Aufgaben einzugeben

   2. Danach klickt man „Neue Aufgabe“, um eine neue Aufgabe zu erstellen.

  3. Man tippt die Aufgaben ein und speichert sie.

4. In Microsoft Project klickt man auf „Vorgang“ unter der Registerkarte „Vorgang“ und wählt „Outlook Aufgaben importieren“ aus.

 5. Das Microsoft Outlook Symbol leuchtet auf, damit man Microsoft Project den Zugriff auf die Aufgaben in Microsoft Outlook geben kann. Dafür bestätigt man mit dem Button „Erteilen“

 6.  In Microsoft Project sieht man alle Aufgaben, die man in seinem Microsoft Outlook Konto gespeichert hat. Hier kann man die passenden Aufgaben selektieren, die man importieren möchte.

  7. Nachdem man die passenden Aufgaben selektiert hat, bestätigt man mit dem Button „OK“

 8. Zum Schluss importiert MS Project die Aufgaben einschließlich der Notizen, die dazu gehören.

Wenn es notwendig ist, kann man neue Spalten in MS Project erstellen und anpassen.

Um eine Spalte in die Vorgangstabelle einzufügen:

1. Rechtklickt man mit der Maustaste  auf den Kopf der Spalte, vor der die neue Spalte sein soll.
2. Danach wählt man die Funktion „Spalte einfügen“ aus

3. Dann gibt man den Namen der Spalte ein, die eingefügt werden soll.

 4. Für dieses Beispiel geben wir „ %Abgeschlossen“ ein.

Der Meilenstein wird in Microsoft Project genutzt, um ein gesetztes Ziel oder Ergebnis zu zeigen. Ein Projekt hat immer ein bestimmtes Ziel, dass das Projektteam in einem bestimmten Zeitraum erreichen muss. Deshalb unterteilt man das Projekt in verschiedene Phasen mit gesetzten Zielen auf, um es effektiv durchzuführen. 

Ein Meilenstein hat immer eine Dauer von null Tagen, weil er keine Aufgabe ist, sondern ein Ergebnis.

MS Project stellt einen Meilenstein mit dem Symbol  im Gantt Chart dar.

Um einen Meilenstein darzustellen:

1. Wählt man entweder die Zeile aus und klickt „Meilenstein“ unter der Registerkarte „Vorgang“.

 2. Oder man tippt den Name ein und setzt die Dauer auf null (0) Tage.

Hinweis: Eine falsche Alternative ist ein Vorgang im „Informationen zum Vorgang„ Dialogfenster als Meilenstein zu setzen, weil die Dauer des Vorgangs gleich bleibt, obwohl er als Meilenstein gesetzt wurde und das Symbol im Gantt Chart dargestellt ist. Die gesamte Dauer des Projekts wird  damit falsch berechnet.

Deshalb soll man hier, die Dauer auch auf null Tag setzen.