MS Project Server, Project Online Blog

Auch in MS Project 2013 ist es natürlich ab und an erforderlich, Projektinformationen auszudrucken und zu präsentieren. In diesem Blog beschäftige ich mich heute mit dem Thema Drucken in MS Project 2013. Im speziellen mit dem Ausblenden der Legende und dem Einstellen von Druckzeiträumen. Mein Beispielprojekt geht über mehrere Jahre vom Mai 2014 bis März 2018. Dieser Zeitraum mit allen Vorgängen ist nicht lesbar auf herkömmliche Druckgrößen zu drucken. 

Daher wähle ich unter dem Reiter „Datei“ die Option „Drucken“. Hier habe ich die Möglichkeit unter Einstellungen einen Datumsbereich festzulegen. Wenn ich den Datumsbereich definiert habe, passt sich das Diagramm auf der rechten Seite automatisch an. Wie in der folgenden Grafik zu sehen, wird die Anzahl der auf eine Seite zu druckenden Vorgänge durch die Legende beschränkt. 

Daher habe ich die Option, mir die Legende auszublenden, oder auf einer separaten Seite ausdrucken zu lassen. Dazu wähle ich unter Einstellungen den Befehl „Seite einrichten“. In den Einstellungen zu Seite einrichten, wähle ich den Reiter „Legende“ und selektiere je nach Wunsch die Einstellungen der Legende.

In meinem Blogbeitrag geht es heute um die Erstellung von Benutzerdefinierten Feldern mit dem MS Project Server 2013. Dazu gehen wir in die Servereinstellungen. Diese befinden sich rechts oben unter der Auswahl des Zahnrads. Alternativ kann der Link zu den Servereinstellungen auch eingeblendet sein. Dann befindet sich dieser auf der linken Seite. 

Hat man die Servereinstellungen aufgerufen, erscheint eine Übersicht über die möglichen Einstellungsbereiche für den Project Server 2013. Um ein Benutzerdefiniertes Feld anzulegen, müssen wir im Bereich „Enterprise-Daten“ den Link „Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und Nachschlagetabellen“ auswählen.

Danach erscheinen alle benutzerdefinierten Felder und Nachschlagetabellen. Um ein neues Feld anzulegen, wählen wir den Befehl „Neues Feld“. Wir hätten hier auch die Möglichkeit ein bestehendes Feld zu kopieren oder eines zu löschen. 

Nachfolgend können die Feldinformationen ausgefüllt werden. Dabei ist lediglich der Name ein Pflichtfeld. Zu beachten ist die Einstellung der Entität des Feldes. Diese kann nach dem Abspeichern nicht mehr geändert werden. Dabei geht es darum, ob dieses Feld zu den Projektinformationen gehört, oder Ressourcen bzw. Vorgängen zugeordnet ist. Auch der Typus des Feldes kann nach dem Abspeichern nicht mehr geändert werden. Hier wird festgelegt, welche Art von Informationen in diesem Feld enthalten sein soll. Beispielsweise Text oder Zahlen. Auch die Möglichkeiten der Befüllung des Feldes lassen sich hier festlegen. Wird eine oder mehrere Textzeilen zur Befüllung bereitgestellt, liegt eine Tabelle, die meine Auswahl einschränkt zu Grunde oder wird der Inhalt des Feldes über eine Formel berechnet. Möchte man zum Beispiel eine Ampel anstatt der Werte haben, wählt man unter „Anzuzeigende Werte“ die Auswahl „Grafische Symbole“ 

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Wählt man diesen Punkt erweitert sich die Ansicht um die Grafik unterhalb. Hier lassen sich die Kriterien festlegen, zu denen verschiedene Grafiken angezeigt werden. 

Zum Schluss legen wir noch fest, ob das Feld Informationen enthalten muss oder nicht. Danach speichern wir und kehren zur Seite mit den Benutzerdefinierten Feldern zurück. Die Einstellungen zu Abteilung und Verhalten werden hier nicht näher erläutert.

In meinem Blog heute geht es um Nachschlagetabellen und benutzerdefinierte Felder in MS Project Server 2013. In einem meiner vorherigen Blogbeiträge haben wir bereits über die Erstellung von Benutzerdefinierten Feldern gesprochen. Heute geht es um die Erstellung von Nachschlagetabellen und ihren Gebrauch.

Zuerst gehe ich in die Servereinstellungen und dort in den Bereich „Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und Nachschlagetabellen“. Hier scrollen wir nach unten in den Bereich „Nachschlagetabellen“ und klicken auf „Neue Nachschlagetabelle“. Es gibt auch hier die Möglichkeit bestehende Tabellen zu kopieren oder zu löschen.

Wir benutzen die Nachschlagetabelle, um eine Auswahl für ein Benutzerdefiniertes Feld vorzugeben. Daher empfiehlt es sich, im ersten Schritt die Nachschlagetabelle und im zweiten Schritt das Feld anzulegen.

In unserem einfachen Fall legen wir eine Nachschlagetabelle für das benutzerdefinierte Feld Abteilung an. Dazu tragen wir alle Werte, die wir später in unserem Feld auswählen können, unter Wert in die Tabelle ein. In diesem Fall sind das die Abteilungen 1 bis 5. Durch die Ebenen Option könnten wir eine Hierarchie mit übergeben. Danach klicken wir auf speichern und begeben uns zu den benutzerdefinierten Feldern. 

Im Bereich „Benutzerdefinierte Attribute“ können wir im drop down Menü unsere Nachschlagetabelle auswählen, nachdem wir zuvor „Nachschlagetabelle als Option markiert haben. Dabei lässt sich auch ein Standardwert festlegen sowie die Auswahl mehrerer Werte zulassen.

Beim Eintragen der Projektdetails haben wir nun die Auswahlmöglichkeiten der Nachschlagetabelle.