MS Project Server, Project Online Blog

In meinem Blog zu MS Project Server 2013 geht es heute um die Planung von Ressourcen im Ressourcenplan.

Der Project Server 2013 bietet die Möglichkeit neben der Ressourcenplanung im Terminplan, eine vorgangsunabhängige Bedarfsplanung vorzunehmen. Der Ressourcenplan lässt sich zum Beispiel über den Terminplan eines Projektes öffnen. Dazu einfach oben in der Ribbonleiste „Projekt“ auswählen und den Ressourcenplan auswählen.

Am Anfang wird der Ressourcenplan leer sein. Um hier etwas eintragen zu können, müssen wir zuerst ein Team zusammenstellen. Dieses Team, kann sich von unserem Team im Terminplan unterscheiden. Um ein Team zusammenzustellen klicken wir auf „Team zusammenstellen“.

Wie man sehen kann habe ich nun meine Ressourcen aufgelistet. Auf der rechten Seite kann ich je nach Einstellung die Ressourcen für den gewünschten Zeitraum verplanen. Abhängig davon, welchen Zeitraum ich eingestellt habe, wird mir auf der rechten Seite der Planungshorizont angezeigt. So kann ich unabhängig von Arbeitspaketen meinen Bedarf an Ressourcen planen.

Als Projektleiter ist es mir wichtig, vor allem die kritischen Vorgänge in meinem Projekt zu beobachten, um ggf. frühzeitig reagieren zu können und Alternativen zu planen. Daher stellt sich mir die Frage: Wie lasse ich mir meine Vorgangstabelle oder Gantt-Chart im MS Project 2013 übersichtlich anzeigen, um auf kritische Vorgänge aufmerksam zu werden?

Project 2013 bietet hierzu verschiedene Möglichkeiten. Drei davon möchte ich im Folgenden kurz erläutern:

1. Hervorheben von Vorgängen in der Tabellenansicht

Ich kann mir die kritischen Vorgänge farblich hervorgehoben anzeigen lassen:

Dazu gehe ich über den Reiter "Ansicht", Gruppe "Daten" und wähle im Dropdown-Menü die Markierung „kritisch“ aus, wie im Screenshot zu sehen:

Der Vorteil besteht darin, dass keine Vorgänge ausgeblendet werden, ich aber auf den ersten Blick erkennen kann, welche Vorgänge des Projektes meine Aufmerksamkeit benötigen.

2. Filter in der Tabellenansicht

Außerdem habe ich in Microsoft Project im Reiter Ansicht die Möglichkeit, nach den kritischen Vorgängen zu filtern, sodass ich nur diese in meiner Vorgangstabelle angezeigt bekomme:

Das würde dann in meinem Projekt wie folgt aussehen:

Die „nicht-kritischen“ Vorgänge werden somit aus meiner Vorgangstabelle, sowie meinem Gantt-Chart ausgeblendet, was bei großen Projekten mit vielen Vorgängen sehr empfehlenswert sein kann.

3. Hervorhebung im Balkendiagramm (Grafikansicht)

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, die Vorgänge im Balkendiagramm rot hervorzuheben:

Durch diese Visualisierung erkenne ich direkt in der grafischen Ansicht, welche Vorgänge kritisch sind und kann auf den ersten Blick die jeweiligen Vorgänger und Nachfolger identifizieren. In MS Project 2013 gibt es zu diesem Zweck auch bereits eine voreingestellt Ansicht: "Gantt-Diagramm Überwachung".
Zusätzlich kann ich mir dort z.B. noch die Spalte „kritisch“ einblenden, um dann nach diesen Vorgängen zu filtern oder die Einstellung zu ändern.

Wie sicherlich bekannt ist, hat man im MS Project die Option zwischen verschiedenen Ansichten zu wechseln (Auswahl über Register „Vorgang“ – Bereich „Ansicht“ im Dropdown-Menü). Es ist zu empfehlen, sich eine eigene Ansicht zu erstellen, wenn man standardmäßig in verschiedenen Projekten bestimmte Einstellungen der Ansicht vornimmt - z.B. Spalten einfügt. Microsoft Project legt jeder Ansicht eine Tabelle zugrunde. Dazu kann ich entweder eine bereits vorhandene Tabelle verwenden, oder aber ich erstelle meine eigene Tabelle.

1.    Eine eigene Tabelle erstellen

Dazu gehe ich in den Ribbon „Ansicht“ / „Tabellen“ und selektiere aus dem Dropdown-Menü „weitere Tabellen“. Über den Button „NEU“ kann ich dann meine eigene Tabelle  mit den Spalten, die ich benötige, erstellen:

Ich habe natürlich die Möglichkeit eine der Microsoft Project Standard-Tabellen zu kopieren und ab zu ändern. Diese Tabelle wird die Grundlage für meine Ansicht.

2.    Eine eigene Ansicht generieren

Diesen gestalte ich ebenfalls im Register ANSICHT, indem ich links auf das Gantt-Chart-Symbol im Drop-Down-Menü „weiteren Ansichten“ anwähle und auf den „NEU“-Button Klicke. Im sich öffnenden Fenster kann ich dann wählen, ob ich eine Einzelansicht oder eine Ansichtskombination erstellen möchte – das heißt, der Bildschirm wird wie im Detail-View in zwei bzw. vier Abschnitte unterteilt. In meinem Beispiel wähle ich die Einzelansicht, vergebe dann einen Namen und hinterlege die Tabelle, die ich zuvor erstellt habe. Hier habe ich auch die Option einen Standard-Filter bzw. eine Gruppierung voreinzustellen:

Nun kann ich meine neu erstellte Ansicht ganz einfach neben den bereits vorhandenen Ansichten aus dem Dropdown-Menü selektieren: