Tipps & Tricks

Microsoft Teams – Apps und Bots

Microsoft Teams erlangt immer mehr Beliebtheit und zwar nicht nur wegen der aktuellen Homeoffice-Situation, sondern auch wegen den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten.

In unserer dritten Folge in der Blog-Serie rund um MS Teams, möchten wir die Themen „Apps“ und „Bots“ in den Vordergrund stellen. Wie gewohnt stellen wir Ihnen in diesem Zusammenhang fünf Tipps vor, welche Ihnen den Umgang und somit Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

Vielleicht nutzen Sie bis jetzt MS Teams hauptsächlich für Chats und Videokonferenzen. Aber vielleicht hatten Sie aber auch schon Berührungspunkte mit anderen Applikationen, welche in MS Teams dargestellt werden können. Egal wie viel Erfahrung Sie schon sammeln konnten, in diesem Beitrag finden Sie Tipps für jede Art von Nutzungsintensität.

 Tipp 1: Applikationen einbinden

Im Microsoft Teams finden Sie links unten einen Button „Apps“. Über diesen erreichen Sie die Übersicht aller möglichen Apps, welche Sie in die Oberfläche einbinden können. Hierbei gibt es eine Vielzahl von Drittanbieter-Apps, sowie natürlich die komplette Palette der Microsoft Produkte.

Sobald Sie eine App anklicken, sehen Sie die Beschreibung der Anwendung, sowie die Möglichkeit des „Hinzufügen“. Hierbei können Sie z.T. auswählen, ob Sie die Applikation einem Kanal oder einem gesamten Team hinzufügen möchten.

Tipp 2: Bots einbinden

In unserem Homeoffice-Guide vor drei Wochen, haben wir beschrieben, wie wichtig es ist, sich auch mit Kollegen privat auszutauschen und den Büroalltag nachzubilden. Da die Ausgansbeschränkungen vieler Orts andauern, fallen wohl auch für viele Unternehmen, wie für uns, die Teambuilding-Events aus. Da diese Veranstaltungen aber sehr wichtig sind, suchen auch wir gerade nach Möglichkeiten, wie wir diese digital wiederbeleben.

Um einen geeigneten Termin zu finden, kann man hierbei z. B. nicht den Terminplanungsassistenten von Outlook oder Teams nutzen, da es sich um Freizeit handelt. Für dieses Beispiel und natürlich noch viele andere eignet sich das Bot.

Bots haben unterschiedliche Kategorien in Teams: Kommunikation, Produktivität, Entwicklung und vieles mehr. Sie finden die gesamte Auswahl unter „Apps“ (unten links) in Microsoft Teams.

Für das oben genannte Beispiel geht es klar um eine Umfrage. Erstens zu „Was wollen wir unternehmen?“, zweitens zu „Wann findet es statt?“.

Sie können für das Bot zwischen verschiedenen Anbietern wählen, es integrieren und Ihre Umfrage schnell und einfach erstellen. All Ihre Teamkollegen haben die Möglichkeit im Chat einfach an der Abstimmung über Buttons oder Textfelder teilzunehmen.

Tipp 3: „Pinned Apps“

Oft benutzen Sie Apps wie z. B. Microsoft Planner häufiger innerhalb Ihres Arbeitsalltags. Aktuell switchen Sie bestimmt öfters zwischen MS Teams und der jeweilig anderen Applikation oder Web App. Um sich hierbei Klicks und Zeit zu sparen, können Sie in Microsoft Teams „Pinned Apps“ auswählen. Diese lassen sich einfach per Klick an der linken Seite von MS Teams einbinden. Klicken Sie hierfür einfach auf die drei kleinen Punkte links und wählen Sie aus den Apps aus.

Tipp 4: Registerkarten

In jedem Team können Sie Kanäle anlegen. Standardmäßig entsteht jedes Team mit dem Kanal „Allgemein“, welchen Sie nicht löschen oder umbenennen können.

Für jeden Kanal können Sie individuelle Registerkarten anlegen. Diese Registerkarten sind mit Ihren hinzugefügten Apps verbunden. Somit können Sie beispielsweise ein Team für Ihr Projekt und für die einzelnen Phasen im Projektlebenszyklus einen Kanal anlegen. Für jede dieser Phasen benötigen Sie unterschiedliche Arten von Tools, sprich agile oder klassische Planung, Ressourcen- oder Risikomanagement.

Wählen Sie einfach aus, welche Apps Sie in den Registerkarten hinzufügen wollen und ändern Sie diese nach Belieben. Somit können Sie innerhalb Ihres Kanals zwischen Aufgabenmanagement, Projektmanagement oder einfach einem Notizbuch zum Chat mit Ihren Kollegen wechseln.

Tipp 5: Sicherheit

Schnittstellen und Zugriffsrechte zu und von Drittanbietern gehen immer mit einem gewissen Sicherheitsrisiko einher. Deshalb ist es wichtig, dass Sie als Team-User nicht einfach unüberlegt alle Apps einbinden.

Als Team-Owner und Admin gibt es hierfür Möglichkeiten, die Auswahl an Applikationen und Bots einzuschränken. Im nächsten Blogbeitrag geht es explizit um Teams Governance und Policies.

Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

Im letzten Blogbeitrag wurden Ihnen die Grundfunktionen von Microsoft Teams erläutert und mit Beispielen verdeutlicht. Besonders die wichtigsten Vorteile wurden beleuchtet.

Wir setzen diese Blogreihe fort.
Denn MS Teams ist ein funktional mächtiges Werkzeug, welches aktuell, von immer mehr Unternehmen und deren Mitarbeitenden eingesetzt wird.

In dem folgenden Beitrag erfahren Sie gezielt fünf Tipps, wie Sie, und auch Ihre Kollegen, die Benachrichtigungseinstellungen ideal setzen und die Kommunikation innerhalb der Kanäle strukturiert gestalten können. Somit verpassen Sie keine Nachrichten und verlieren auch nicht den Überblick.

 Tipp 1: Benachrichtigen einstellen

Da Microsoft Teams viele verschiedene Funktionen hat, gibt es auch verschiedene Benachrichtigungen (Chat, Meetings, Erwähnungen, Bots). Standardmäßig sind viele dieser Benachrichtigungen auf E-Mail und Banner eingestellt, doch was heißt das und ist das sinnvoll?
Wie im letzten Beitrag erwähnt, sollten E-Mails (Outlook) nur noch für die externe Kommunikation verwendet werden, um eine parallele Kommunikation zu verhindern. Somit ist es auch nicht sinnvoll die meisten Benachrichtigungen auf E-Mail einzustellen. Sinnvoll wäre es nur bei seltenen, jedoch wichtigen Aktionen, wie z. B. „Änderung der Teammitgliedschaft“. Zusätzlich können Sie einstellen, wie oft Sie über nicht gelesene Aktivitäten per Mail informiert werden. Im unteren Bild sehen Sie ein Beispiel für eine Banner-Benachrichtigung.

Falls Sie auf auf die Verfügbarkeit von Teammitgliedern warten, können Sie die Benachrichtigungen für deren Status aktivieren. (Unter Einstellungen-Datenschutz-Prioritäten festlegen)

Tipp 2: Kanalbenachrichtigungen aktivieren

Sie nutzen gerade schon MS Teams, sind in mehreren Kanälen Mitglied, aber Sie bekommen keine Benachrichtigung, obwohl Sie alle Benachrichtigungen aktiviert haben?
Die Lösung: Ihre Kanalbenachrichtigungen sind wohl ausgeschaltet. Klicken Sie einfach in den Kanal und finden aktivieren Sie rechts oben (drei Punkte) die Benachrichtigungen. Teilen Sie diese Info auch Ihren Kollegen mit, nur so erreichen Sie auch wirklich jede(n) und Nachrichten gehen nicht verloren.

Tipp 3: Benachrichtigungen für Meetings anpassen

Folgende Situation kennen Sie sicher auch:
Sie sind in einem Meeting und ständig bekommen Sie neue Benachrichtigungen. Schlimmer noch: Sie teilen Ihren Bildschirm und alle können die Nachricht, z. B. vom Kollegen über sein Wochenende, lesen. Damit das nicht mehr passiert und Sie aber trotzdem nicht sehr wichtige Nachrichten verpassen, haben Sie die Möglichkeit bei Teams die Benachrichtigungen zu individualisieren. Per Status während der Besprechung oder auch sonst können Sie die Benachrichtigungen abstellen. Klicken Sie hierfür einfach auf Ihr Benutzerbild oben links und wählen Sie den gewünschten Status.

Unter Einstellungen – Datenschutz können Sie die Prioritäten festlegen und somit einzelne Personen aufführen, über deren Nachricht Sie trotz des Modus „Nicht Stören“ aktiviert werden.

Tipp 4: Strukturierte Kommunikation

Microsoft Teams kann vieles, wenn man es richtig einsetzt. Es erleichtert z. B. die Übersichtlichkeit innerhalb der Chats. Dafür gibt es jedoch ein paar Regeln. Hält man sich nicht an diese, könnte es genauso gut eine Chat-Gruppe – wie im privaten Umfeld- für die Kommunikation im Team geben.

Die wichtigste Regel ist dabei eindeutig die Nutzung der „Antwort“-Funktion. Mit dieser kann man gezielt unter Beiträgen antworten und somit übersichtlich die Beiträge verfolgen. Bei Öffnung der Registerkarte „Beiträge“ sehen Sie somit nicht lauter Einzelantworten, sondern gruppierte Kommunikation, die Sie nach Bedarf ausklappen können.

So behält jeder im Team den Überblick und auch Neue finden sich schnell zurecht.

Zu empfehlen ist es eine Art „Spaß-Kanal“ einzurichten, in welchem Gruppenchats mit GIFs usw. wie in WhatsApp gelebt werden können.

Als Teamowner können Sie natürlich die Nutzung von Emojis und GIFs einstellen. Folgen Sie hierfür der Beitragsreihe, den Tipps gibt’s noch diesen Monat.

Tipp 5: Nachrichteneditor verwenden

Wie bereits sehr häufig erwähnt, gibt es bei Microsoft Teams allerhand sinnvolle Erweiterungen des gewohnten Chats. Hierfür gibt es auch einen Editor für die Nachrichten. Sobald Sie sich in der Registerkarte „Beiträge“ befinden, egal ob im privaten Chat oder im Kanal, können Sie auf das „A“ mit dem Pinsel unten links (unterhalb der Nachrichtenzeile) klicken. Damit öffnet sich der Editor und Sie können verschiedenste Dinge anpassen:

• Schriftstil
• Betreff
• An wen geht die Nachricht
• Aufzählungen
• Link
• Zitate
• Einrückungen
• Tabelle
• Wichtigkeit

Somit gestalten Sie Ihre Nachrichten ähnlich wie in Word oder Outlook.

In unserem nächsten Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Teams, mittels Integration von Apps und Bots, noch individueller nutzen und somit Ihre Arbeit in Teams für Sie optimal und effektiv gestalten können.

Aktuell verzeichnen Anbieter von Kommunikationstools mit Telefonie- und Videofunktion, aufgrund der Corona / Homeoffice – Situation einen starken Zuwachs an Nutzern. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen gezielt die Vorteile von MS Teams vorstellen und Ihnen Tipps für die richtige Nutzung geben.

Das Organisationstool Teams von Microsoft ist nun schon über drei Jahre auf dem Markt. Es ist laut Umfragen das viert beliebteste Tool im Office 365 Paket und es wird weltweit von über 500.000 Unternehmen genutzt. Doch was macht dieses Produkt so besonders? Auf den ersten Blick wirkt es doch eher wie ein Kommunikationsplattform, doch dahinter steckt viel mehr.

In einem letzten Blogbeitrag stand der Modern Workplace im Vordergrund und damit auch die Anpassung an die veränderten Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Mobiles Arbeiten (Homeoffice) und automatisierte Prozesse, werden Ihnen als Leser bestimmt aktuell mit als Erstes einfallen.

Microsoft Teams ebnet den Weg für genau diese Bedürfnisse. Denn bei diesem Tool handelt es sich nicht um ein Rebranding von Skype for Business, dieses Tool bietet die Möglichkeit alle Produkte aus der Office365-Welt zu vereinen und an einem zentralen Ort zu bedienen. Zusätzlich werden auch Konnektoren und Oberflächen von Drittanbietern bereitgestellt.

Zum besseren Verständnis, hier ein praxisbezogenes Beispiel:

Nehmen wir an Sie sind Projektleiter in einem Unternehmen und arbeiten aktuell mit Project Online. Sie schreiben mehrmals in der Woche Mails an Ihre Projektmitarbeiter und beten um Statusrückmeldungen. Falls ein Mitarbeiter ausfällt, müssen Sie das Team und die Vertretung selbst benachrichtigen. Im Allgemeinen fehlt Ihren Mitarbeitern der Überblick über den Projektfortschritt und die Aufgabenverteilung im Team.

MS Teams löst hierbei all Ihre Probleme: Project Online wird hier simpel im einer Registerkarte neben dem Kommunikationskanal dargestellt. Zusätzlich können sie MS Planner einbinden und einfach die Aufgaben zuweisen. Ihre Mitarbeiter sehen somit nicht nur den Projektfortschritt in der Registerkarte „Project Online“, sondern können Aufgaben auch agil durchführen und mit Ihren Kollegen schnell und effizient über den Channel kommunizieren. Zudem lassen sich alle projektbezogenen Dateien in Ihrem Team ablegen, falls Sie möchten können Sie das Wissensmanagement mit einem eigenen Wiki erweitern. Zudem lassen sich Videokonferenzen und Anrufe mit diesem Tool steuern. Ein weiterer Vorteil der Möglichkeit ist, dass Sie Ihren Bildschirm teilen können und ggf. auch die Steuerung übergeben können. Auch Gesprächsnotizen zu diesen Konferenzen lassen sich in Teams abbilden und für alle zur Verfügung stellen.

Tipps für einen einfachen und effizienten Umgang mit MS Teams

Jedoch brauchen Sie klare Regeln in Ihrem Team und vor allem in Ihrer Organisation wie dieses mächtige Tool einzusetzen ist. Zu viele einzelne Teams und zu viele Kanäle sind für Sie und für Ihre Mitarbeiter verwirrend. Doch wie entscheidet man über die Anzahl und die Nutzung? Ganz klar über eine definierte Guideline.

Tipp 1: Verminderung der Kommunikation via E-Mails

Sobald man MS Teams einführt, sollte man all seine Mitarbeiter verpflichten dieses Programm zu nutzen. Ansonsten entstehen Parallelwelten durch die gleichzeitige Nutzung von z. B. Outlook, Wissen geht verloren und Prozesse laufen ineffizient ab.

Natürlich kann man einen eingeschweißten Outlook-Nutzer nicht von heute auf morgen zum Teams-Liebhaber bringen. -Zudem soll Outlook auch nicht ersetzt werden, denn es eignet sich immer noch bestens für den Schriftverkehr mit Externen.- Doch durch gezielte Anwenderschulungen und die Aufweisung von Vorteilen für den einzelnen Mitarbeitenden, können Verweigerungen und Schwierigkeiten in diesem Change-Prozess vermindert oder sogar umgangen werden.

Tipp 2: Durchdachtes Dateienmanagement

Pro Channel in einem Team erstellt sich eine eigene Registerkarte für die Dateien, so verliert man nicht den Überblick, wo man z. B. Angebotsvorlagen findet. Es sollten einheitlich alle Dateien, in jedem Team im „Allgemein“-Channel abgelegt werden. Dieser Channel generiert sich automatisch, sobald das Team erstellt wurde. Ratsam ist es eine einheitliche Ordnerstruktur anzulegen.

Tipp 3: Überschaubare Anzahl an Teams und Channels

Zudem ist es von Vorteil abgeschlossene Projekte zu archivieren. Teams-Administratoren haben die Berechtigung hierfür. Kleine und kurzfristige interne Projekte sollten nur als Channel im Hauptteam eingebettet werden und nach Fertigstellung gelöscht werden. Somit vermeidet man „Datenleichen“ in der User-Ansicht und auch neue Mitglieder finden sich schneller zurecht.

Tipp 4: Übersichtliche Kommunikation

Damit Ihre Kommunikation übersichtlich bleibt, empfiehlt sich die Option „Antworten“ zu nutzen. Dadurch werden themenbezogene Diskussionen zusammengefasst und die Anwender finden sich auch nach vielen Nachrichten noch zu Recht.

Tipp 5: Smarte Integration von Apps

Zuletzt empfiehlt sich häufig genutzte Apps, wie z. B. MS Planner, an der linken Seite des Tools dauerhaft einzubetten. Durch das „Apps“ -Feld im unteren linken Bereich lassen sich mehr als 100 verschiedene Applikationen von Microsoft oder Trittanbietern zur individuellen Benutzeroberfläche hinzufügen. Somit sparen Sie sich den Besuch der Web-App oder das Öffnen einer weiteren Desktopapplikation.

Abschließend stellt sich Ihnen sicher noch die Frage, warum Sie nun genau dieses Kollaborationstool nutzen sollten, wenn es doch auch weitere Anbieter gibt. Die einfachste Antwort ist hierbei, dass die meisten Unternehmen mit den wohl bekanntesten Microsoft Tools, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook arbeiten. Durch die Anpassung, an die bereits vom User verwendeten und bekannten Prozesse von Microsoft, vermeiden Sie nicht nur Systembrüche, sondern erhöhen auch die Akzeptanz des neuen Tools und damit seinen Erfolg. Zudem bietet MS Tools im Gegensatz zu seiner Konkurrenz die Option mit den oben beschriebenen Einbindungen von z. B. Project, Planner oder PowerBI. Des Weiteren wird Ihr Outlook Kalender mit Teams synchronisiert und Ihre Teams Kontakte können bei der Meeting-Planung darauf Rücksicht nehmen.