Microsoft SharePoint Funktionen - MS SharePoint 2016 Funktionsumfang

Microsoft SharePoint ist eine Business Plattform für eine effektive, teamübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen und Web. Der Funktionsumfang lässt sich in sechs Grundfunktionen aufteilen, die im Folgenden näher dargestellt werden.

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SharePoint Funktionalitäten im Überblick

• Portals
  Informationen sicher mit Kollegen und externen Geschäftspartnern teilen

• Collaboration
  Mit Kollegen, Teammitgliedern und Geschäftspartnern effektiv zusammenarbeiten

• Content Management
  Inhalte über den gesamten Lebenszyklus verwalten

• Search
  Informationen und Personen schnell und zuverlässig finden

• Business Intelligence
  Fundierte Entscheidungen auf Basis relevanter Informationen treffen

• Composites
  Geschäftsanwendungen einfach und übersichtlich mittels individueller Lösungen abbilden

SharePoint Portals

Die Portalfunktion von SharePoint 2016 wird auch als Websites bzw. Sites bezeichnet und bildet als konsolidierte Plattform die Grundlage für die Einsatzfähigkeit von SharePoint für eine effektive und sichere Zusammenarbeit innerhalb sowie außerhalb des Unternehmens.

Der Austausch von Informationen, Daten und Inhalten kann dabei sowohl innerhalb als auch außerhalb der Firewall erfolgen. Anwender können jede ihrer Zielgruppen ansprechen, indem sie Portale für Intranets, Extranets und Internet errichten.

Eine Website beinhaltet sogenannte Apps (auch als Inhaltscontainer bezeichnet) zur Informationsverwaltung. Je nach Informationstyp unterscheiden sich die Inhaltscontainer in ihrem Funktionsumfang.

Websites können dabei auch hierarchisch angeordnete Unterwebsites enthalten. Hierbei ist auf eine intuitive, übersichtliche Struktur zu achten.

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In der Praxis häufig eingesetzte Inhaltscontainer sind unter anderem Dokumentbibliotheken, Wiki-Seitenbibliotheken, Bildbibliotheken, Listen mit Outlook-Integrationsmöglichkeit sowie benutzerdefinierte Listen.

Informationen aus den Inhaltscontainern können in beliebiger Weise auf sogenannten Websiteseiten abgebildet werden. Diese Sichten auf Inhaltscontainer werden als Webparts bezeichnet und stellen sicher, dass Informationen in einer für alle Anwender optimalen Form dargestellt werden.

SharePoint Sites bietet außerdem ein hohes Maß an Individualität – so werden beispielsweise Benutzer-Tagging und mehrere Benutzeroberflächensprachen unterstützt.

Gleichzeitig können IT-Experten das Sytem zentral verwalten und individuelle Webparts sowie Templates für weitere Lösungen schnell integrieren.

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SharePoint Collaboration Funktion

Unter dem Überbegriff Collaboration sind alle Technologien zusammengefasst, die den Informationsaustausch in formellen und informellen Netzwerken ermöglichen.

Den Mitarbeitern wird dank der flexiblen Plattform eine einfache Möglichkeit der Zusammenarbeit unter einer einheitlichen und gewohnten Umgebung geboten – sie haben jederzeit die Möglichkeit, sich mit Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden in Verbindung zu setzen und Informationen auszutauschen.

Damit kann jeder Mitarbeiter auf das gesamte kollektive Wissen zugreifen und damit seine Produktivität steigern.

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SharePoint bietet neben den Basisfunktionalitäten zur effektiven Zusammenarbeit innerhalb sowie außerhalb des Unternehmens auch die Möglichkeit, ein soziales Netzwerk aufzubauen. Hierzu gehören Wikis, Blogs, Diskussionsrunden, Newsfeeds, persönliche Arbeitsbereiche und Userprofile.

Der persönliche Arbeitsbereich (auch Meine Website oder MySite genannt) ist eine Websitesammlung und stellt für die Anwender das Kernstück der sozialen Funktionen dar.

Auf MySite können User persönliche Informationen (bspw. Kalender, Dokumente, Bilder, Medien und Aufgaben), einen Blog sowie Unterwebsites anlegen, verwalten und Zugriffsberechtigungen auf diese festlegen.

Die persönlichen Informationen werden durch das individuelle Benutzerprofil ergänzt, welches aus dem Verzeichnisdienst (z.B. Microsoft Active Directory) Angaben wie Telefonnummer, Emailadresse und Abteilung des Users importiert.

Jeder Anwender kann darüber hinaus sein Profil durch ein Foto, Interessen, Fachkenntnissen und weiteren Angaben ergänzen und so sein soziales Netzwerk auf- bzw. ausbauen.

Über einen Newsfeed bleiben die Anwender über die Aktivitäten der Kollegen aus ihrem Netzwerk auf dem Laufenden und können über einen Microblog auf die Statusmeldungen reagieren.

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SharePoint Content Management

Unter dem Überbegriff Content Management sind alle Tools zur Erstellung, Prüfung, Veröffentlichung und Entfernung unterschiedlichster Inhalte gebündelt. Dieser Bereich deckt nachvollziehbares Dokumentenmanagement und Web Content Management (WCM) ab.

Das Dokumentenmanagement bildet seit Jahren ein zentrales Kernstück von SharePoint. Abgelegte Dokumente können mit Metadaten verschiedener Arten hinterlegt werden.

Weiterhin können Dokumente in SharePoint versioniert und mit Lese- bzw. Bearbeitungsrechten (Funktion Ein- bzw. Auschecken) individuell eingerichtet oder eine automatische Inhaltsgenehmigung eingefordert werden.

Um über Änderungen stets auf dem aktuellen Stand gehalten zu werden, können auch sofortige bis wöchentliche E-Mail-Benachrichtigungen oder RSS-Feeds genutzt werden.

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Wenn Vorlagen für Geschäftsbriefe und andere Dokumente verwendet werden sollen, können diese in einer Dokumentbibliothek angelegt und alle Funktionalitäten wie die Versionierung, das Ein- und Auschecken und die Ausführung von Workflows direkt aus den MS Office Anwendungen heraus genutzt werden.

>> Hier gelangen Sie zum ausfühlichen SharePoint 2016 Editionsvergleich

SharePoint Search – Suchfunktion

Grundsätzlich existieren drei Möglichkeiten der Suche in SharePoint:

• Klassische SharePoint Suche
• Filterung
• Unternehmenssuchcenter

• Klassische Suche: Die klassische Suche entspricht der von Suchmaschinen wie Google oder Bing verwendeten Volltextsuche.
  Dabei werden alle Informationen auf der Website mit dem Suchbegriff abgeglichen und eine Ergebnisseite mit den zu dem Suchbegriff als passend erachteten Informationen erstellt.Das Suchfeld ist auf jeder SharePoint Website rechts oben zu finden.

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• Filterung: Die Filterung stellt die einfachste Suchvariante dar und kann dann verwendet werden, wenn der User weiß, wo die von ihm gesuchte Information grundsätzlich abgelegt ist. Die Suche führt er dann direkt auf der Seite durch, die die Inhalte der Liste oder Dokumentbibliothek mit der gesuchten Information enthält. Die Filterung wird mithilfe von Metadaten durchgeführt, welche bereits bei der Dokumenterstellung angegeben werden.

• Unternehmenssuchcenter: Die klassische Suche erreicht ihre Grenzen, wenn sich die Suche über mehrere Websitesammlungen erstrecken soll. In diesem Fall sollte ein Suchcenter im Unternehmen eingeführt werden, welches zentral von allen Anwendern genutzt werden kann.
  In der Regel wird dies durch einen DNS-Alias umgesetzt. Ein DNS-Alias ist eine Konfiguration im Netzwerk, die von einem Administrator umgesetzt werden kann. Diese Konfiguration ermöglicht, dass Anwender im Browser anstatt eines ganzen Links den Text „Suche“ eingeben können und direkt zum Suchcenter in SharePoint weitergeleitet werden.

SharePoint Business Intelligence

SharePoint bietet verschiedene Business Intelligence Funktionen, mit denen Daten  aus unterschiedlichen Applikationen (wie z.B. dem CRM-System) verwaltet und den jeweiligen Anwendern zur Verfügung gestellt werden können.

Die Darstellungsmöglichkeiten unterstützen Führungskräfte und Entscheidungsträger bei ihrer Arbeit, gewährleisten höhere Transparenz der Unternehmensdaten und damit eine fundierte Entscheidungsgrundlage.

Die Komponenten des Business Intelligence sind auch unter dem Begriff Insights weit verbreitet.

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Zu den in der Praxis am weitesten verbreiteten BI-Komponenten zählen unter anderen:

• Excel Services: Mit Hilfe von Excel Services können Tabellen, Diagramme und Arbeitsblätter einer MS Excel-Arbeitsmappe auf einer SharePoint Seite abgebildet werden.

• Diagramm Webpart: Dieses Webpart kann  Daten aus SharePoint Listen in Form von Diagrammen darstellen.

• Key Performance Indikatoren (KPI): KPI visualisieren über eine Ampeldarstellung Kennzahlen und schaffen so eine schnelle Übersicht über Zustände und Risiken.

Kernbestandteil der BI-Komponenten ist das Business Intelligence Center, welches als spezielle Website alle Unternehmensberichte zentral zur Verfügung stellt.

Dashboards und Scorecards aggregieren unterschiedliche Datenquellen, liefern wichtige Informationen auf einen Blick und erleichtern somit die Analyse von Leistungskennzahlen.

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SharePoint Composites

Die Unternehmenspraxis stellt ständig neue Anforderungen an die Mitarbeiter, denen nicht immer mit standardisierten Lösungen begegnet werden kann.

SharePoint Composites ermöglicht Unternehmen mit individuellen, benutzerdefinierten Lösungen schnell auf konkrete Anforderungen zu reagieren, ohne stets auf die Hilfe der IT-Abteilung angewiesen zu sein.

Composites kann damit als ein leeres Fach angesehen werden, welches bei Bedarf mit individuellen Lösungen gefüllt werden kann. Diese Lösungenreichen von einfachen Websites bis hin zu umfangreichen Anwendungen.

• Customizations: Individuelle Anpassungen können auch von Anwendern selbst mithilfe von InfoPath oder SharePoint Designer erstellt werden. SharePoint Designer ermöglicht Anpassungen ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse mit Hilfe von Tools wie Editionen für Listen und Inhaltstypen, XSLT-Vorlagen, externen Inhaltstypen sowie wiederverwendbaren Workflows.

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• SharePoint AppStore: Die gesuchte Lösung kann bereits von einem Anbieter realisiert worden sein und ist als App zum Download verfügbar.
  >> Hier gelangen Sie zu einer Übersicht unserer SharePoint Apps.

• Universelle Erweiterungen: Unternehmen können Erweiterungen entwickeln lassen, welche universell, z.B. als zusätzliche Funktion für sämtliche Dokumentbibliotheken, verwendet werden können.

• Individuelle SharePoint-Lösungen: Individuelle SharePoint-Lösungen sind in der Regel individuell entwickelte komplexe SharePoint Apps, die bspw. Unternehmensprozesse technisch unterstützen sollen.