SharePoint Szenarien - MS SharePoint 2016 Use Cases

SharePoint verfügt über einen großen Funktionsumfang und stellt damit viele Einsatzmöglichkeiten bereit. Unser SharePoint Team hat acht Einsatzszenarien aus der Praxis zusammengetragen, welche im Folgenden dargestellt werden sollen.

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8 typische SharePoint 2016 Einsatzszenarien

SharePoint...

• Szenario 1: "... ist ein Dokumentenmanagementsystem."
• Szenario 2: "... ersetzt Fileshare und Outlook-Aufgaben."
• Szenario 3: "... ist eine Suchmaschine für Unternehmensinformationen."
• Szenario 4: "... ist eine Projektmanagementlösung!"
• Szenario 5: "... ist eine Plattform für die Zusammenarbeit mit externen Partnern."
• Szenario 6: "... ist eine Intranetplattform!"
• Szenario 7: "... ist ein Werkzeugkasten und beliebig erweiterbar."
• Szenario 8: "... macht Unternehmen sozialer!"

Einsatzszenario 1: "SharePoint ist ein Dokumentenmanagementsystem."

SharePoint bietet Anwendern die folgenden Basisfunktionalitäten für die Dokumentenverwaltung:

• Verwaltung von Haupt- und Nebenversionen der Dokumente
• Dokumente können für die Bearbeitung gesperrt werden (Ein- und Auschecken)
• Unterstützung standardisierter Prozesse durch Workflows                   

Bei diesem Einsatzszenario kommt es auf den Umfang der Kundenanforderungen an. SharePoint deckt die wesentlichen Dokumentenmanagement-Funktionen ab, welche in aller Regel die Kundenanforderungen treffen.

Bei Bedarf kann jedoch der SharePoint Funktionsumfang im Bereich des Dokumentenmanagements auf einfache Weise über Erweiterungslösungen ergänzt werden.

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Einsatzszenario 2: „SharePoint ersetzt Fileshare und Outlook-Aufgaben.“

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Viele Anwender verlieren mit der Zeit den Überblick über ihre Dateien, Informationen und Dokumente, da sie diese lokal, online auf einem gemeinsamen Laufwerk (Fileshare), in ihrem E-Mail Postfach usw. ablegen.

Weiterhin kommt die Problematik hinzu, dass Dokument zum Bearbeiten als Anhang in Emails verschickt werden und so parallel diverse Versionen eines Dokumentes existieren.

SharePoint schafft hier als zentrale Plattform zur Ablage von Dokumenten inklusive ihrer Versionierung und einem individuellen Berechtigungskonzept Abhilfe.

Einsatzszenario 3: „SharePoint ist eine Suchmaschine für Unternehmensinformationen.“

Bereits die kleinste Edition SharePoint Foundation besitzt eine Suchfunktion, über die sämtliche auf SharePoint abgelegte Daten und Informationen wie Dokumente, Wiki-Artikel, Aufgaben, Ankündigungen usw. schnell gefunden werden können.

Soll die Suche in SharePoint alle im Unternehmen gespeicherten Daten umfassen, muss die Standard-Suchfunktion über die Anbindung weiterer Quellen, die bei der Suche berücksichtigt werden sollen, erweitert werden.

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Einsatzszenario 4: „SharePoint ist eine Projektmanagementlösung!“

SharePoint eignet sich als Plattform zur Aufgaben- und Dokumentenverwaltung zum Management einfacher Projekte. Die Content Management Lösung fungiert damit als zentraler Sammelpunkt aller projektrelevanten Informationen und unterstützt die Projektmanager bei ihrer täglichen (Projekt-)Arbeit.

Darüber hinaus wird auch die gesamte Kundenkommunikation über Outlook in einer Dokumentenbibliothek für jeden Projektmitarbeiter zugänglich gemacht.

SharePoint kommt allerdings im Bereich der Ressourcenplanung an seine Grenzen und eignet sich daher nicht bzw. nur unzureichend als Multi-Projektmanagement-Lösung.

Als Spezialist für Projektmanagement mit Microsoft Technologien und Microsoft Gold Certified Partner bieten wir hier zwei Lösungen an:

• gsProjectPoint in SharePoint:
  Mittlere bis große Unternehmen, die professionelles Projektmanagement auf Basis von SharePoint betreiben möchten, erhalten mit gsProjectPoint eine optimale und gleichzeitig kostengünstige Lösung.
  
  gsProjectPoint erweitert den bestehenden Funktionsumfang des Standards in SharePoint Foundation um Projektzeiterfassung, Ressourcenmanagement, Risk- & Issue Management, Echtzeit-Controlling, Projektauswertungen und Usability. Weitere Informationen zu gsProjectPoint erhalten Sie hier.

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• Project Server: Microsoft Project Server ist die standardisierte Lösung für unternehmensweites Multiprojektmanagement in Microsofts Enterprise Project Management (EPM) Umgebung und baut dabei technisch auf SharePoint auf. Project Server bietet sämtliche Funktionalitäten für effizientes (Multi-)Projektmanagement einschließlich der Ressourcenplanung und stellt dank der Integration in SharePoint den Zugriff auf bereits vorhandene Projektarbeitsräume sicher. Weitere Informationen zu Project Server finden Sie hier.

Einsatzszenario 5: „SharePoint ist eine Plattform für die Zusammenarbeit mit externen Partnern.“

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SharePoint verfügt bereits im Standard über alle Basisfunktionen für eine erfolgreiche Zuammenarbeit und den Informationsaustausch mit Kollegen innerhalb sowie mit externen Geschäftspartnern außerhalb der Organisation.

So ermöglicht SharePoint neben der Dokumentenverwaltung inklusive Versionierung auch professionelles Aufgabenmanagement, Informationsablagen wie Blogs, Wiki und Diskussionen. Diese Funktionalitäten sind bereits  in SharePoint Foundation enthalten und verursachen damit keine zusätzlichen Kosten.

Es müssen lediglich noch die Verwaltung der Anmeldedaten der externen User sowie die interne Zuständigkeit im Unternehmen definiert werden.

An dieser Stelle unterstützen Sie unsere SharePoint Experten gerne mit ihrem Know-how und beraten Sie bei der Umsetzung von SharePoint als Informationsplattform mit externen Adressaten.

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Einsatzszenario 6: „SharePoint ist eine Intranetplattform!“

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SharePoint eigent sich sehr gut als Intranet, welches dazu sehr dynamisch und gleichzeitig einfach in der Wartung ist.

Neben den üblichen, statischen Intranet-Funktionen wie bspw. allgemeine Unternehmens- und Abteilungsinformationen, stellt SharePoint auch dynamische Kompenenten zur Verfügung: Die Nutzung von Diskussionsrunden, Umfragen, einem Wiki, oder aber auch das Aktualisieren und Bearbeiten der Abteilungsseiten durch die entsprechenden Mitarbeiter.

Alle diese Funktionen können ohne technisches Vorwissen genutzt werden und treffen daher in der Praxis auf große Akzeptanz bei den Anwendern.

Einsatzszenario 7: „SharePoint ist ein Werkzeugkasten und beliebig erweiterbar.“

SharePoint ist ein Tool, welches standardmäßig eine Vielzahl an Funktionen bereitstellt und damit in der Regel 80-90% der Kundenanforderungen abdeckt.

Für einen effizienten Einsatz im Unternehmen ist es jedoch wichtig, SharePoint als Werkzeugkasten zu verstehen: Neben den fünf SharePoint-Basisfunktionen (Portals, Collaboration, Content Management, Search, Business Intelligence) umfasst das Tool die weitere große Kategorie Composites (individuelle Lösungen).

In diesen Bereich sind alle individuellen Erweiterungen, Tools und Werkzeuge einzuordnen, die nachträglich zum Standard hinzugefügt werden.

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Im SharePoint AppStore finden sich eine Vielzahl von Apps diverser Partner, die problemlos in das verwendete SharePoint implementiert werden können. Selbstverständlich können auch Individuallösungen eigens für Kunden programmiert werden.

Hier gelangen Sie zu einem Auszug unserer SharePoint-Apps und Funktionserweiterungen. Ihre Lösung ist nicht dabei? Kontaktieren Sie uns - wir stehen Ihnen gern zur Verfügung.

Einsatzszenario 8: „SharePoint macht Unternehmen sozialer!“

SharePoint bietet innovative Kommunikationswege, die die Zusammenarbeit im Unternehmen fördern und den Mitarbeitern eine Vernetzung mit anderen Kollegen ermöglichen.

Neben dem Informationsaustausch über Abteilungsgrenzen hinweg, kann über ein Wiki Unternehmenswissen gesammelt und allen Mitarbeitern aufbereitet zur Verfügung gestellt werden.

Eine weitere soziale Komponente findet sich in der Möglichkeit wider, eine eigene Profilseite mit Foto, Personeninformationen, Erfahrungen, Skills u.v.m. anzulegen. Dadurch wird auch die Voraussetzung für eine Expertensuche innerhalb des Unternehmens geschaffen, mithilfe derer Kollegen mit dem entsprechenden Skill identifiziert werden können.

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