Genehmigungs-Workflows in Dynamics NAV

Seit der Version 2016 gibt es in Dynamics NAV die Möglichkeit ERP-Prozesse komplett durchgängig und individuell mit Hilfe von Workflows abzubilden. Die Workflows können direkt im System ohne Hilfe eines Entwicklers eingerichtet werden. Allerdings ist es auch möglich innerhalb der Entwicklungsumgebung seine eigenen Workflows zu erstellen. Dynamics NAV stellt hierfür im Standard schon mehr als zwanzig Workflows fertig eingerichtet zur Verfügung.

Besonders interessant sind hierbei die Genehmigungsworkflows. So kann beispielsweise ein Genehmigungsprozess für Bestellungen abhängig von Benutzern und deren Rechten, sowie den monetären Wert der Bestellungen abgebildet werden. Diese Genehmigungsworkflows sind auf verschiedene Art und Weise möglich. So existieren hierfür Genehmigungsbenutzer, es kann eingerichtet werden, dass die Genehmigungen durch die jeweiligen Einkäufer und Verkäufer erfolgen oder es wird auf Workflow-Benutzergruppen zurückgegriffen.

Werden die Genehmigungsbenutzer als Ausgangsbasis gewählt kann genau festgelegt werden, bis zu welchem Betrag der jeweilige Nutzer Einkäufe oder Verkäufe freigeben kann. Liegt der gewünschte Wert über diesen bekommt der jeweils nächste Genehmiger eine Benachrichtigung mit der Bitte um Freigabe. Diese Nachricht kann entweder als E-Mail oder als Benachrichtigung innerhalb von Dynamics NAV erfolgen. Hierbei ist frei wählbar, ob nur der nächste qualifizierte Genehmiger eine Benachrichtigung erhält oder die komplett Genehmigerkette bis zum nächstem Qualifizierten Genehmiger durchlaufen werden muss. Zusätzlich dazu ist es möglich Benutzern eigene Genehmiger zuzuordnen. Diese agieren dann unabhängig von quantitativen Einschränkungen. Auch Stellvertreter können festgelegt werden. So wird eine Genehmigungsanforderung ja nach Einstellung automatisch oder manuell weiter delegiert.

In Workflow-Benutzergruppen kann bestimmten Vorgängen eine gewünschte Gruppe von Genehmigern abhängig von verschiedenen Filterkriterien zugeordnet werden. Auch hierbei ist es möglich eine Kette zu durchlaufen. Allerdings ist auch das Abbilden von flachen Hierarchien, also das Warten auf mehrere Genehmiger gleichzeitig, möglich.

Ist der Workflow von allen nötigen Benutzern genehmigt worden, kann der Einkaufs- oder Verkaufsvorgang abschließend gebucht werden.